Jak (ne)odpovídat na maily I

Jste zde: kle.cz » Různé » Jak (ne)odpovídat na maily I - reptání

(slušnost vs. sobectví)

Upozornění: Domníváte-li se, že maily mají hlavně být barevné a bohatě ilustrované obrázky a vloženými grafy z Excelu, používat spoustu zajímavých písem na pěkném pozadí a při jejich čtení se má přehrávat hudba, nemá asi smysl, abyste četli dál. Nějací zlí lidé vám o e-mailu napovídali spoustu lží a to, co považujete za maily, s nimi má společného asi tolik co Televizní Noviny na N@vě se zpravodajstvím.

Přijměme nyní pro zbytek této úvahy premisu, že cílem obou (resp. všech) stran e-mailové komunikace je efektivní předávání informací. To samozřejmě neplatí zcela obecně - výjimkami jsou např. reklama, řetězové maily, poplašné zprávy (hoaxy) a další druhy spamu, vyznání lásky nebo ASCII-artová umělecká díla. Běžná e-mailová komunikace však slouží k předávání informací, a to oběma směry (resp. všemi směry). K dosažení zmiňované efektivity vedou v zásadě dvě cesty. Buď se snažíme, aby adresáti našich mailů měli co nejméně práce s jejich pochopením - tento přístup budu nazývat slušným -, nebo se snažíme, abychom my měli co nejméně práce s jejich psaním a odesíláním - tento přístup budu nazývat sobeckým. Je to typický příklad z teorie her se všemi důsledky; nebudu se proto zabývat strategií, ale pouze rozlišením těchto přístupů v jednom konkrétním případě, a to při vkládání původní zprávy do odpovědi.

Smyslem vkládání částí zprávy, na niž odpovídáme (budu ji stručně nazývat starou zprávou, a obecně všechny zprávy odeslané v tomto vlákně (threadu) starými zprávami, zatímco právě psanou zprávu budu označovat jako zprávu novou), je poskytnutí kontextu, resp. reference. Reference jsou dnes téměř dokonale udržovány pomocí položky In-Reply-To hlavičky, takže podstatný je první význam.

Zdálo by se, že nemůže být nic jasnějšího než důvod vkládání staré zprávy. Už i ten nám však začíná rozdělovat pisatele na slušné a sobecké. Slušný pisatel původní mail vkládá kvůli kontextu. Proto ho nevkládá, pokud nereaguje na nic konkrétního, mění téma do té míry, že stará zpráva neposkytuje podstatný kontext; nenechává mail nabobtnat do gigantických rozměrů starými zprávami, Forward a Reply hlavičkami a podpisy (signature), které již žádný kontext neposkytují a jen překážejí, etc. Sobecký pisatel vkládá starou zprávu proto, že jeho poštovní klient je nastavený, aby to dělal. Vkládá ji proto vždy, vždy stejně, a vždy celou. Nezáleží mu na tom, jestli je to pro příjemce přínosné, nebo ne. Pokud má poštovního klienta nastaveného jinak, necituje naopak staré zprávy nikdy.

Předpokládejme tedy dále, že se domníváme, že adresátovi vložení staré zprávy pomůže, a proto ji vložíme (resp. dáme vložit poštovním klientem). Otázkou je, jak a kam. Protože ji nevkládáme až po napsání odpovědi, ale při psaní s ní začínáme, otázku obraťme, a ptejme se, kam napsat reakci. Na první pohled existují tři možnosti:

před starou zprávu,
za starou zprávu,
dopisovat do zeditované staré zprávy ke konkrétním místům, na něž reagujeme.

Rozdíl mezi druhou a třetí možností je ale obvykle malý, projeví se pouze v případě dlouhých mailů a v důslednosti odmazávání nepodstatných částí. Budeme je tedy zatím uvažovat společně.

Odpovídání před starou zprávu má tyto výhody:

pro odesilatele: je to zdaleka nejpohodlnější,
pro odesilatele: ať už odpovídání v tomto vlákně dosud probíhalo jakkoli, vždy to mohu ignorovat a odpovědět nad,
pro příjemce: mail vždy začíná textem odpovědi, a ne citacemi.

Nevýhodou je monologizace komunikace.

Odpovídání pod starou zprávu (resp. do ní) má tyto výhody:

pro příjemce: zachovává přirozenou strukturu komunikace (reakce následuje to, na co je reagováno),
pro příjemce i odesilatele: umožňuje smysluplné zachování kontextu i starších zpráv než poslední.

V případě editace a vepisování se k tomu přidává:

pro příjemce: ze starých zpráv je zachováno pouze to, na co je skutečně odpovídáno, mail nebobtná
pro příjemce: je zjevné, která reakce se vztahuje k čemu, kontext není třeba hledat,
pro příjemce: mail připomíná normální lidský dialog, ne dvojitý monolog.

Nevýhodou je více práce pro odesilatele.

Vidíme, že odpovídat nad mail je vhodné v případě, kdy to adresát preferuje (otázkou je, zda pak staré zprávy vůbec někdy čte) , a je-li nejdůležitější rychlost, takže jakákoli editace nepřichází v úvahu (možnost slušná). Případně též, chceme-li adresátovi dát najevo, že nám na něm pramálo záleží (možnost sobecká). V ostatních případech je slušné odpovídat do textu, což v případě kratších mailů znamená jednoduše pod něj.

Na závěr zmiňme ještě jeden příznačný rys pisatelů odpovídajících nad starou zprávu. Nikdy nic nemažou. Staré maily se hromadí nečteny dole, následovány změtí podpisů a případných reklam, jež se ovšem hromadí v opačném pořadí. Nejenže už dávno neposkytují žádný kontext, ale navíc způsobují kvadratický růst délky přenesených dat. Komunikujete-li s někým, kdo odpovídá nad maily, můžete po druhé odpovědi bezpečně dopsat úplně dolů - Jsi ťululum, které neumí odpovídat na maily.- (ťululum lze případně nahradit i ostřejším výrazem). Nikdy si to nepřečte.

Při odpovídání do textu starého mailu je naproti tomu odmazávání nesouvisejících částí předchozí komunikace, výpisů, příkladů a patchů téměř nutností. Proto i když existují v rozsahu a stylu citací individuální odchylky, jsou všichni vybavení alespoň trochou zdravého rozumu schopni zeditovat odpověď tak, aby měla hlavu a patu. Odepíše-li vám někdo do textu mailu, nepřijde vám zpět ani váš megalomanský ASCII-artový podpis, ani ten osmdesátiřádkový backtrace z gdb, pokud v nich ovšem odesilatel nechtěl na něco zajímavého poukázat.